Factuur maken als zzp'er
Een factuur maken is niet ingewikkeld. Maar er zitten meer verplichte onderdelen op dan je denkt. Op deze pagina leer je stap voor stap hoe je een correcte factuur opstelt die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Verplichte onderdelen van een factuur
De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op een factuur moet staan. Ontbreken er gegevens? Dan kan je klant de btw niet aftrekken en loop je zelf risico bij een controle.
Factuurnummer
Een uniek, opeenvolgend nummer. De Belastingdienst verwacht een doorlopende nummering zonder gaten.
Factuurdatum
De datum waarop je de factuur opstelt. Dit bepaalt in welk kwartaal de btw valt.
Jouw gegevens
Naam, adres en KvK-nummer van je onderneming. Heb je een eenmanszaak? Dan je eigen naam.
Klantgegevens
Naam en adres van je klant. Bij zakelijke klanten ook het btw-nummer als je intracommunautair factureert.
Omschrijving
Wat heb je geleverd? Wees specifiek: 'Webdesign homepage en contactpagina' is beter dan 'werkzaamheden'.
Bedrag exclusief btw
Het nettobedrag vóór btw. Vermeld ook het aantal uren of eenheden als dat van toepassing is.
Btw-tarief en btw-bedrag
Het percentage (21%, 9% of 0%) en het berekende btw-bedrag. Vrijgesteld? Vermeld dan de reden.
Totaalbedrag inclusief btw
Het bedrag dat je klant daadwerkelijk moet betalen.
Betalingstermijn
Wanneer moet de factuur uiterlijk betaald zijn? Standaard is 30 dagen, maar 14 dagen is gebruikelijker bij zzp'ers.
Btw-nummer
Je btw-identificatienummer (begint met NL). Verplicht op elke factuur.
Factuur maken in 6 stappen
Vul je bedrijfsgegevens in
Begin met je eigen gegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer. Bij Betaald sla je deze één keer op en worden ze automatisch op elke factuur gezet.
Voeg je klant toe
Vul de naam en het adres van je klant in. Factureer je aan een bedrijf? Voeg dan ook het btw-nummer toe. Dit is verplicht bij intracommunautaire leveringen.
Beschrijf wat je hebt geleverd
Wees specifiek in je omschrijving. 'Ontwikkeling webshop — 40 uur à €85' is duidelijker dan 'werkzaamheden maart'. Een goede omschrijving voorkomt vragen.
Bereken de btw
Vermeld het btw-tarief (21%, 9% of 0%), het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR)? Vermeld dan dat je geen btw berekent.
Stel een betalingstermijn in
Standaard is 30 dagen, maar 14 dagen is gebruikelijker en beter voor je cashflow. Vermeld ook je IBAN zodat je klant direct kan betalen.
Verstuur en bewaar
Verstuur de factuur per e-mail of via een link. Bewaar een kopie in je administratie — de Belastingdienst vereist dat je facturen 7 jaar bewaart.
Veelgemaakte fouten bij het factureren
Geen doorlopende factuurnummering
De Belastingdienst verwacht een logische, doorlopende reeks. Geen gaten, geen dubbele nummers.
Btw-nummer ontbreekt
Vergeet je btw-identificatienummer niet. Dit is verplicht op elke factuur, ook bij 0%-btw.
Onduidelijke omschrijving
Vermeld wat je hebt geleverd, wanneer en hoeveel. Dit voorkomt discussies en versnelt betaling.
Geen betalingstermijn vermeld
Zonder termijn geldt wettelijk 30 dagen. Maar expliciet vermelden maakt het duidelijker voor je klant.
Factuur niet bewaard
Bewaar elke factuur minimaal 7 jaar. Digitaal mag, zolang het origineel niet meer wijzigbaar is.
Veelgestelde vragen
Mag ik een factuur maken in Word of Excel?
Ja, dat mag. Maar online factureren voorkomt fouten, houdt automatisch nummering bij en bewaart alles op één plek. Vooral handig als je meer dan een paar facturen per maand stuurt.
Wat is een betalingstermijn?
De betalingstermijn is het aantal dagen waarbinnen je klant moet betalen. Wettelijk is de standaard 30 dagen, maar veel zzp'ers hanteren 14 dagen.
Moet ik btw vermelden als ik vrijgesteld ben?
Ja. Je vermeldt dan 'btw verlegd' of de wettelijke vrijstellingsgrond. Het btw-bedrag is €0, maar de vermelding is verplicht.
Wanneer stuur ik een herinnering?
Na het verlopen van de betalingstermijn. Stuur eerst een vriendelijke herinnering, daarna een aanmaning. Met Betaald Autopilot gaat dit automatisch.