Klant betaalt niet? Dit doe je nu.
Je hebt je werk geleverd, je factuur netjes verstuurd — en het blijft stil. Dat is niet alleen vervelend voor je rekening, het voelt ook rot: je wilt je klant niet lastigvallen, maar het is wél jouw geld. Hieronder staat precies wat je stap voor stap doet, inclusief een voorbeeldtekst die je direct kunt gebruiken.
Eerst dit: check drie dingen
Voordat je een herinnering stuurt, sluit de onschuldige oorzaken uit.
Klopt de factuur?
Juist e-mailadres, juist bedrag, juiste tenaamstelling, IBAN erop. Een fout hier is de meest voorkomende reden voor "niet betalen".
Is de betaaltermijn echt verstreken?
Standaard is 30 dagen, tenzij je iets anders hebt afgesproken.
Is de factuur wel aangekomen?
Facturen belanden in spam, of bij grotere klanten bij de verkeerde afdeling.
Vaak is er niets aan de hand — en is één vriendelijke herinnering genoeg.
Stap 1 — De vriendelijke herinnering (dag 1 na vervaldatum)
Houd het licht en zakelijk. Ga ervan uit dat het over het hoofd is gezien, want dat is het meestal ook. Kopieer gerust deze tekst:
Voorbeeldtekst
Onderwerp: Herinnering: factuur [nummer] Beste [naam], Volgens mijn administratie staat factuur [nummer] van [datum], met een bedrag van € [bedrag], nog open. De betaaltermijn is inmiddels verstreken — mogelijk is de factuur aan de aandacht ontsnapt. Zou je de betaling binnen 7 dagen willen overmaken op [IBAN], onder vermelding van het factuurnummer? Is de betaling inmiddels onderweg, dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen. Met vriendelijke groet, [jouw naam]
Waarom deze toon werkt: je geeft je klant een uitweg zonder gezichtsverlies ("aan de aandacht ontsnapt"). De meeste facturen worden na dit ene bericht gewoon betaald.
Stap 2 — De zakelijke herinnering (na 7 dagen)
Nog steeds geen betaling? Stuur een tweede bericht: zelfde feiten, iets vastere toon, en een concrete deadline.
- Benoem dat het de tweede herinnering is.
- Noem een duidelijke uiterste betaaldatum (bijvoorbeeld 7 dagen).
- Vraag om een reactie als er een reden is waarom betalen nu niet lukt — soms speelt er iets (krappe maand, discussie over het werk) en wil je dat weten in plaats van raden.
Stap 3 — De formele herinnering (na 14 dagen)
Nu wordt het formeel, maar nog steeds netjes.
- Verwijs naar de eerdere herinneringen (met datums).
- Kondig aan dat je bij uitblijven van betaling wettelijke rente en incassokosten in rekening mag brengen. Dat mag je als ondernemer: de wettelijke handelsrente plus een vergoeding voor incassokosten (minimaal € 40, oplopend met het factuurbedrag volgens een wettelijke staffel).
- Geef een laatste termijn van 14 dagen. Voor particuliere klanten is zo'n laatste aanmaning met 14-dagentermijn zelfs wettelijk verplicht voordat je kosten mag rekenen.
Belangrijk: dit aankondigen is meestal genoeg. De meeste klanten betalen zodra ze zien dat het menens is — zonder dat je ooit een incassobureau nodig hebt.
En als het dan nóg niet lukt?
Dan heb je drie opties, oplopend in zwaarte: een betalingsregeling aanbieden (vaak de snelste route bij klanten met krappe cashflow), een incassobureau inschakelen, of naar de kantonrechter (voor vorderingen tot € 25.000 kan dat zonder advocaat). Maar eerlijk: verreweg de meeste facturen worden betaald in stap 1 tot en met 3. Het echte probleem is niet dat klanten nooit betalen — het is dat jij al die stappen zelf moet bewaken, onthouden en versturen. Elke keer weer.
Of laat dit hele traject vanzelf lopen
Alles wat hierboven staat — de vriendelijke herinnering op de vervaldag, de zakelijke na 7 dagen, de formele na 14 — is precies wat Autopilot van BetaaldWorden automatisch voor je doet. Jij verstuurt je factuur. Daarna bewaakt Autopilot de betaling.
- —Op de vervaldag: vriendelijke herinnering ("misschien over het hoofd gezien")
- —Na 7 dagen: zakelijke herinnering
- —Na 14 dagen: formele herinnering met duidelijke deadline
- —Na 21 dagen: laatste reguliere herinnering
- —Vanaf 30 dagen: rustige opvolging, elke 7 dagen — tot de factuur betaald is
Alle berichten gaan in jouw naam en jouw huisstijl — je klant merkt niet dat het automatisch gaat. Heeft je klant de factuur net bekeken? Dan wacht de volgende herinnering vanzelf. En er gaat nooit meer dan één bericht per dag uit. Jij houdt altijd controle: pauzeren of stoppen kan per factuur, wanneer je wilt.
Geen ongemakkelijke gesprekken meer. Geen "oh ja, die herinnering moet ik nog sturen." Het loopt gewoon — tot het geld binnen is.
Maandelijks opzegbaar. Betalingen lopen altijd rechtstreeks tussen jou en je klant.
Veelgestelde vragen
Komt automatisch herinneren niet bot over bij mijn klant?
Nee — de teksten zijn neutraal en professioneel, en gaan uit jouw naam. Ze zijn milder dan wat de meeste ondernemers zelf sturen als de frustratie eenmaal is opgelopen. En omdat de eerste herinnering direct op de vervaldag gaat (in plaats van weken later), blijft de toon vanzelf licht.
Mag ik zomaar wettelijke rente en incassokosten rekenen?
Ja, dat is wettelijk geregeld zodra de betaaltermijn is verstreken. Bij zakelijke klanten mag het direct; bij particulieren stuur je eerst een laatste aanmaning met een termijn van 14 dagen. Autopilot houdt hier in de escalatiefase rekening mee.
Loopt mijn geld via BetaaldWorden?
Nee. Betalingen gaan altijd rechtstreeks van je klant naar jouw rekening. Wij regelen alleen de factuur en de opvolging — we raken je geld nooit aan.
Wat kost het?
Autopilot kost € 29 per maand, maandelijks opzegbaar. Ter vergelijking: één factuur van € 2.000 die een week eerder binnenkomt, heeft dat er al uit.
Ik wil geen boekhoudpakket.
Wij ook niet. BetaaldWorden is geen boekhouding — geen grootboek, geen btw-aangifte, geen ingewikkelde schermen. Alleen facturen maken en betaald worden.
Gerelateerde onderwerpen
Dit was de laatste keer dat je dit zelf hoefde uit te zoeken.
Verstuur je volgende factuur via BetaaldWorden en laat Autopilot de betaling bewaken — tot hij binnen is.