Administratie voor zzp'ers
Administratie bijhouden is niet het leukste onderdeel van ondernemen. Maar het hoeft ook niet ingewikkeld te zijn. Op deze pagina leggen we uit wat je verplicht bent, wat slim is en hoe je het simpel houdt.
Wat ben je verplicht als zzp'er?
Als zelfstandig ondernemer heb je een aantal wettelijke verplichtingen. Dit zijn de belangrijkste:
Facturen bewaren (7 jaar)
Alle facturen die je verstuurt en ontvangt moeten minimaal 7 jaar bewaard worden. Digitaal mag, zolang het origineel niet gewijzigd kan worden.
Btw-aangifte doen
Per kwartaal (of per maand) doe je btw-aangifte bij de Belastingdienst. Je geeft aan hoeveel btw je hebt gefactureerd en hoeveel je hebt betaald. Het verschil draag je af of krijg je terug.
Inkomstenbelasting
Jaarlijks doe je aangifte inkomstenbelasting. Daarin geef je je winst op (omzet minus kosten) en claim je eventuele aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek.
Urenregistratie
Om recht te hebben op de zelfstandigenaftrek moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden. Het is verstandig dit bij te houden.
Zakelijke bankrekening
Niet wettelijk verplicht, maar sterk aanbevolen. Een aparte bankrekening maakt je administratie overzichtelijker en scheidt privé en zakelijk.
Je administratie in de praktijk
In de praktijk bestaat je administratie als zzp'er uit drie onderdelen:
1. Facturatie
Je maakt facturen voor je klanten. Elke factuur moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst: factuurnummer, datum, btw-nummer, omschrijving, bedragen en betalingstermijn. Met online factureren wordt dit grotendeels automatisch ingevuld.
2. Inkoop en kosten
Bewaar alle bonnen en inkoopfacturen. Dit zijn je zakelijke kosten die je kunt aftrekken van je winst. Denk aan materialen, abonnementen, kantoorkosten, reiskosten en verzekeringen. Scan bonnen direct en bewaar ze digitaal.
3. Btw-aangifte
Per kwartaal bereken je hoeveel btw je hebt gefactureerd (af te dragen) en hoeveel btw je hebt betaald op inkopen (terug te vorderen). Het verschil draag je af aan de Belastingdienst, of je krijgt geld terug.
6 tips om je administratie simpel te houden
Houd het bij
Doe je administratie wekelijks in plaats van alles op te sparen voor het kwartaaleinde. 15 minuten per week bespaart je uren frustratie.
Digitaliseer alles
Scan bonnetjes, bewaar facturen digitaal en gebruik een online oplossing die alles op één plek bewaart. Papier raakt zoek, digitaal niet.
Scheid privé en zakelijk
Gebruik een aparte bankrekening voor je bedrijf. Dit maakt btw-aangifte en je jaaroverzicht veel eenvoudiger.
Automatiseer waar mogelijk
Automatische factuurnummering, btw-berekening en betalingsherinneringen besparen je tijd en voorkomen fouten.
Bewaar alles 7 jaar
De Belastingdienst kan tot 7 jaar terug controleren. Bewaar daarom alle facturen, bonnen en bankafschriften minimaal zo lang.
Overweeg een boekhouder
Voor de jaarrekening en complexere zaken kan een boekhouder veel stress wegnemen. Je hoeft niet alles zelf te doen.
Wat doet Betaald voor je administratie?
Betaald is geen boekhoudpakket. Het is een online oplossing die het administratieve deel van factureren simpel maakt:
Geen grootboek, geen journaalposten. Wel structuur zonder mentale ruis.
Veelgestelde vragen
Heb ik een boekhouder nodig als zzp'er?
Niet verplicht. Voor je dagelijkse facturatie en administratie kun je prima zelf online regelen. Voor je jaarrekening en complexere fiscale zaken kan een boekhouder veel waard zijn.
Wat is de zelfstandigenaftrek?
Een fiscale aftrekpost voor zzp'ers die minimaal 1.225 uur per jaar aan hun onderneming besteden. Het verlaagt je belastbaar inkomen.
Mag ik bonnen digitaal bewaren?
Ja. Digitale opslag is toegestaan, zolang de documenten niet gewijzigd kunnen worden en minimaal 7 jaar bewaard blijven.
Wat kost het om mijn administratie bij te houden?
Met Betaald start je gratis. Voor onbeperkt facturen betaal je €19/maand (Core) of €29/maand met automatische opvolging (Autopilot).